Shadow AI: riscurile uneltelor AI neaprobate folosite de angajați

Un coleg din contabilitate are de rezumat un contract de patruzeci de pagini până la prânz. Caută pe internet o unealtă gratuită de inteligență artificială, găsește una în primele rezultate, încarcă documentul și primește rezumatul în două minute. Nu a cerut aprobare nimănui, pentru că nu i-a trecut prin cap că ar trebui. A rezolvat o problemă de muncă, repede, exact cum îi cereți în fiecare zi. Tocmai ați asistat la un caz de shadow AI, fără ca cineva să facă ceva greșit în mod evident.

În acel moment compania dumneavoastră are două probleme diferite, iar una dintre ele nu se vede niciodată. Prima: contractul semnat cu un client a ieșit din firmă și se află acum pe serverele unui furnizor pe care nimeni nu l-a verificat. A doua, mult mai puțin discutată: unealta aceea gratuită s-ar putea să nu fie deloc o unealtă de inteligență artificială. Fenomenul de shadow AI în companii are aceste două fețe, iar articolele din piață o tratează aproape exclusiv pe prima. Acest ghid le acoperă pe amândouă.

Ce înseamnă shadow AI și de ce nu este doar încă o regulă IT

Shadow AI înseamnă orice unealtă de inteligență artificială folosită în activitatea companiei fără aprobare, fără evidență și fără reguli clare despre ce date au voie să intre în ea. Nu este o categorie exotică. Este colegul care traduce o ofertă, cel care generează un text pentru site, cel care cere unui chatbot să îi explice un tabel financiar.

Paralela evidentă este cu shadow IT, adică vechea problemă a aplicațiilor și a conturilor folosite pe cont propriu. Și acolo datele ieșeau din firmă, așa că diferența nu este locul în care ajung. Diferența este ce se întâmplă cu ele odată ajunse acolo.

Un serviciu de stocare neaprobat găzduiește fișierul. Un serviciu de inteligență artificială citește informația din el, o procesează și, în funcție de tipul de cont și de setări, o poate folosi mai departe pentru a antrena modelul. Nu ați pierdut controlul asupra unui fișier. Ați pierdut controlul asupra informației din el.

Amploarea este documentată. Potrivit raportului IBM Cost of a Data Breach 2025, 63% dintre organizațiile studiate nu au nicio politică de guvernanță a inteligenței artificiale, adică nicio regulă scrisă despre cine poate folosi ce unealtă și cu ce date. Nu vorbim despre companii care au ales greșit între mai multe variante. Vorbim despre companii care nu au ajuns încă la discuție.

Ideea centrală a acestui articol este că shadow AI are două fețe distincte, care cer răspunsuri distincte. Unealta poate fi falsă, adică un program malițios deghizat în asistent inteligent. Sau unealta poate fi perfect reală și legitimă, iar paguba să se producă oricum. Prima este o problemă de igienă tehnică. A doua este o problemă de reguli și de instruire. Dacă tratați doar una dintre ele, rămâneți descoperit pe cealaltă.

Ce nu este shadow AI

Înainte de a intra în soluții, merită eliminate patru neînțelegeri care blochează discuția în multe firme.

Nu este o problemă de angajați neloiali. Aproape niciodată nu este vorba despre rea intenție. Este vorba despre presiunea timpului. Un om cu un termen limită găsește cea mai rapidă cale către rezultat, iar în 2026 cea mai rapidă cale trece frecvent printr-un chatbot. Dacă abordați subiectul ca pe o problemă de disciplină, veți obține tăcere, nu informație.

Nu se rezolvă prin interzicerea inteligenței artificiale. O interdicție generală nu oprește folosirea, ci o mută pe telefonul personal, pe conexiunea personală, în afara oricărei vizibilități. Rămâneți cu exact aceleași date plecate din firmă și cu zero informații despre unde au plecat. Ați pierdut singurul lucru pe care îl aveați, adică posibilitatea de a ști.

Nu este o problemă exclusiv de corporație. Aceasta este probabil percepția cea mai costisitoare. Datele Kaspersky pe care le vom detalia mai jos vizează explicit companiile mici și mijlocii, nu marile corporații. Atacatorii nu aleg ținta după cifra de afaceri, ci după cât de ușor este să intre.

Nu este doar despre ChatGPT. Discuția publică se rezumă la chatboturi, dar suprafața reală este mai largă: extensii de browser care rezumă pagini, unelte care transcriu automat ședințele online, asistenți de cod integrați direct în programele folosite de dezvoltatori. Toate primesc date. Puține sunt verificate de cineva.

Prima față: unealta de inteligență artificială care este, de fapt, malware

Aici se află partea despre care nu se scrie în piața românească, deși datele există și sunt clare.

Mecanismul este simplu și de aceea funcționează. Un angajat caută o versiune gratuită, o versiune de desktop sau o versiune fără limitări a unei unelte cunoscute. Găsește un site care arată convingător, adesea printr-o reclamă plătită afișată deasupra rezultatelor reale. Descarcă un instalator din afara oricărui magazin oficial. Îl rulează, uneori cu drepturi de administrator, pentru că așa cere programul. Ce se instalează nu este un asistent inteligent, ci un troian.

Cifrele vin din raportul Kaspersky privind amenințările pentru IMM-uri în 2026, publicat pe platforma de cercetare Securelist. În ianuarie, februarie, martie și aprilie 2026 au fost detectate peste 33.300 de atacuri asupra companiilor mici și mijlocii în care programe malițioase se dădeau drept unelte populare de inteligență artificială. Este de aproape cinci ori mai mult decât în aceeași perioadă a anului 2025.

Trei nume au acoperit împreună 86% dintre momelile folosite, potrivit comunicatului oficial Kaspersky: ChatGPT în 42% dintre cazuri, Claude în 24% și DeepSeek în 20%. Restul s-au împărțit între unelte mai puțin cunoscute. Tipul de program instalat a fost preponderent Trojware, categorie care include și componente al căror singur rol este să descarce ulterior alte programe malițioase pe calculatorul compromis. Cu alte cuvinte, infecția inițială este adesea doar ușa de intrare.

Pentru context, aceiași cercetători au numărat aproximativ 415.000 de atacuri cu aplicații false de mesagerie și videoconferință, de tipul Telegram, WhatsApp, Zoom sau Microsoft Teams. Tiparul nu este nou. S-a schimbat doar momeala, iar acum momeala este inteligența artificială.

Cum recunoașteți un instalator fals

Există câteva semne care se verifică în mai puțin de un minut și care elimină majoritatea cazurilor:

• Adresa nu este cea oficială. Un nume de domeniu care conține numele produsului plus un cuvânt ca download, free, pro sau desktop este aproape întotdeauna o problemă.
• Se oferă o aplicație de desktop pentru un serviciu care funcționează doar în browser. Este unul dintre cele mai frecvente pretexte.
• Programul cere drepturi de administrator pentru o funcție care nu are nevoie de ele.
• Instalatorul nu are semnătură digitală validă, iar sistemul de operare afișează un avertisment pe care utilizatorul este încurajat să îl ignore.
• Se promite gratuit o funcție care în mod normal se plătește. Accesul nelimitat la o versiune contra cost este momeala clasică.
• Rezultatul a venit dintr-o reclamă, nu din rezultatul organic al căutării.

A doua față: unealta este reală, iar datele pleacă oricum

Să presupunem acum că angajatul a folosit unealta autentică, de la furnizorul autentic, prin site-ul oficial. Riscul nu dispare, doar își schimbă natura.

Ce ajunge în practică într-un chatbot, într-o firmă obișnuită: liste de clienți cu date de contact, contracte semnate, tabele de salarii, cod sursă intern, corespondență cu partenerii, uneori date medicale sau financiare ale unor terți. Toate sunt introduse cu cele mai bune intenții, pentru a fi rezumate, traduse sau explicate.

Problema juridică rămâne însă a dumneavoastră, indiferent cât de serios este furnizorul. În fața regulamentului general privind protecția datelor, compania care a colectat datele rămâne operatorul lor. Faptul că un angajat le-a transferat unui serviciu terț, fără o bază legală și fără o evaluare prealabilă, nu transferă și răspunderea.

Costul este cuantificat. Potrivit raportului IBM Cost of a Data Breach 2025, un nivel ridicat de shadow AI a adăugat în medie 670.000 de dolari la costul unei breșe de securitate.

Comunicatul IBM adaugă un detaliu care spune totul despre stadiul actual: dintre organizațiile care au suferit un incident de securitate legat de inteligența artificială, 97% nu aveau implementat un control al accesului la aceste unelte.

Una din cinci organizații studiate a avut o breșă legată de shadow AI. Aceste incidente au expus disproporționat tocmai datele personale ale clienților și proprietatea intelectuală, adică exact ceea ce este cel mai greu de reparat după.

Ediția din 2026 a aceluiași raport, bazată pe cercetarea desfășurată între martie 2025 și februarie 2026, arată că tendința nu s-a atenuat: una din patru breșe malițioase este acum asistată de inteligență artificială, cu 56% mai multe decât în anul precedent, iar acestea costă în medie 6 milioane de dolari, cu aproximativ un milion peste media globală de 4,99 milioane. Inteligența artificială a devenit parte din economia atacurilor, atât ca țintă, cât și ca instrument.

Punctele oarbe pe care nu le căutați

Chiar și companiile care discută subiectul se opresc de obicei la chatboturi. Trei categorii scapă aproape întotdeauna:

• Extensiile de browser care rezumă pagina curentă. Ele citesc și paginile interne deschise în acel moment, inclusiv aplicația de facturare sau panoul de administrare.
• Uneltele care transcriu automat ședințele online. Odată pornite, înregistrează și discuțiile confidențiale despre prețuri, salarii sau negocieri, apoi le procesează în afara firmei.
• Asistenții de cod cu setări implicite. Multe dintre ele trimit mai departe fragmente din codul la care se lucrează, iar setarea care oprește acest comportament nu este cea activă din fabrică.

Cum aflați ce unelte se folosesc deja în compania dumneavoastră

Nu aveți nevoie de un departament IT dedicat pentru pasul acesta. Aveți nevoie de patru acțiuni, în ordinea de mai jos.

Pasul 1: întrebați, fără consecințe. Un chestionar anonim cu cinci întrebări aduce mai multă informație decât orice audit tehnic făcut într-un IMM. Oamenii nu ascund ceea ce nu este pedepsit. Formulați explicit că scopul este inventarul, nu sancțiunea, și respectați promisiunea, pentru că o veți putea face o singură dată.

Pasul 2: verificați ce se vede deja. Extensiile instalate în browserele de serviciu, programele instalate pe laptopuri și abonamentele care apar pe cardul firmei sau în deconturi. Aceste trei locuri acoperă o parte surprinzător de mare din realitate și nu necesită niciun instrument special.

Pasul 3: verificați traficul, dacă echipamentul de rețea vă permite. Multe firewall-uri de firmă pot arăta către ce domenii se conectează stațiile de lucru. Nu aveți nevoie de conținut, ci doar de destinații.

Pasul 4: consemnați rezultatul. O listă simplă cu patru coloane este suficientă: ce unealtă, cine o folosește, pentru ce activitate și ce fel de date intră în ea. Fără această listă, orice politică pe care o veți scrie va fi teoretică.

Tonul contează mai mult decât metoda. Obiectivul acestui exercițiu de shadow AI este inventarul, nu vinovatul. Prima dată când cineva este certat pentru un răspuns sincer, procesul se oprește definitiv.

Politica de utilizare a inteligenței artificiale care funcționează într-un IMM

Regulamentele de douăzeci de pagini nu se citesc, iar o politică pe care nu o citește nimeni nu reduce cu nimic riscul de shadow AI. Ceea ce funcționează într-o firmă de zece sau cincizeci de oameni este o împărțire în trei categorii, comunicată o dată și afișată undeva la vedere.

• Verde, adică fără restricții: informații publice sau interne fără caracter personal. Texte de marketing, descrieri de produs, materiale deja publicate, întrebări generale de documentare.
• Galben, adică numai anonimizat: date de lucru din care au fost scoase numele, adresele, codurile de identificare și orice element care permite identificarea unei persoane sau a unui client. Un tabel financiar fără denumirea firmei intră aici.
• Roșu, adică niciodată: date cu caracter personal ale clienților, date financiare identificabile, contracte semnate, parole și chei de acces, cod sursă proprietar, documente medicale.

Regula de aur, formulată astfel încât să fie ținută minte de oricine: dacă nu ați trimite informația într-un e-mail către un furnizor pe care nu îl cunoașteți, nu o puneți nici într-un chatbot.

Pe lângă cele trei categorii, patru decizii practice fac diferența între o politică respectată și una ignorată:

• Oferiți o alternativă aprobată. O politică fără nicio unealtă permisă este o politică pe care oamenii o vor ocoli în prima săptămână. Alegeți una sau două unelte, verificați-le termenii și spuneți clar că acelea sunt cele acceptate.
• Folosiți conturi de companie, nu conturi personale. Astfel rămâne o evidență, iar la plecarea unui angajat accesul poate fi retras.
• Instalarea se face doar din surse oficiale, iar utilizatorii obișnuiți nu au drepturi de administrator pe stațiile de lucru. Aceste două măsuri împreună elimină cea mai mare parte a riscului descris în prima jumătate a articolului.
• Revizuiți lista periodic. Termenii furnizorilor se schimbă, iar o unealtă acceptabilă anul trecut poate să nu mai fie astăzi.

Ce faceți dacă s-a întâmplat deja

Această parte lipsește din aproape tot ce se publică pe subiect, deși este cea mai probabilă situație în care vă aflați deja.

1. Stabiliți ce date au plecat și când. Fără această informație nu puteți lua nicio decizie corectă mai departe.
2. Ștergeți conversația și dezactivați istoricul și antrenarea în contul respectiv, acolo unde furnizorul permite acest lucru. Nu rezolvă tot, dar limitează.
3. Schimbați orice credențial care a fost expus. Dacă în text au apărut parole, chei sau token-uri, tratați-le ca fiind compromise.
4. Evaluați dacă intrați sub obligația de notificare. Dacă au fost expuse date cu caracter personal, verificați dacă situația impune notificarea autorității și, după caz, a persoanelor vizate, în termenele prevăzute.
5. Documentați incidentul intern, chiar dacă nu ajunge nicăieri în exterior. Este singurul mod în care a doua oară veți reacționa mai repede.

Să fim realiști: ce nu rezolvă o politică de utilizare a inteligenței artificiale

Ar fi necinstit să prezentăm o listă de măsuri ca pe o garanție. Iată limitele reale.

O politică nu oprește pe cineva care folosește inteligența artificială de pe telefonul personal. Reduce probabilitatea, clarifică răspunderea și scoate din discuție scuza necunoașterii, dar nu elimină riscul. Cine vrea să ocolească regula o poate ocoli.

Blocarea la nivel de rețea are limite și costuri. Se poate face, funcționează parțial, dar cere administrare continuă, generează cereri de excepție și nu acoperă echipamentele care nu sunt în rețeaua firmei. Pentru multe IMM-uri, efortul depășește beneficiul.

Lista de unelte aprobate îmbătrânește. Un furnizor își modifică termenii, altul este cumpărat, un al treilea introduce o funcție nouă care schimbă complet situația datelor. Fără o revizuire periodică, lista devine un document istoric.

Un IMM nu va face audit tehnic lunar, și nici nu este nevoie. Inventarul inițial, instruirea scurtă a echipei și lista celor trei categorii acoperă cea mai mare parte a expunerii. Restul este optimizare.

Iar partea de malware nu se rezolvă printr-un document, ci prin componenta tehnică a politicii. Instalare doar din surse oficiale, drepturi limitate pentru utilizatori, protecție actualizată pe stațiile de lucru și actualizări aplicate la timp. Regulile se scriu la fel de ușor ca celelalte, dar niciuna nu are efect până nu este aplicată efectiv pe echipamente, iar acesta este motivul pentru care articolul a tratat separat cele două fețe.

Întrebări frecvente despre shadow AI

Este shadow AI o problemă doar pentru firmele mari?
Nu. Datele Kaspersky citate mai sus privesc explicit companiile mici și mijlocii, iar creșterea de aproape cinci ori într-un an s-a măsurat pe acest segment. O firmă mică are, în plus, un dezavantaj: rareori există cineva care să observe la timp o instalare nepotrivită.

Cât durează și cât costă să punem lucrurile în ordine?
Pentru o firmă de zece până la cincizeci de angajați, inventarul și lista de unelte aprobate se pot face în una sau două săptămâni, iar costul principal este timpul, nu licențele. Partea tehnică, adică limitarea drepturilor de administrator și protecția pe stații, există de obicei deja și trebuie doar configurată corect.

Cum știm dacă avem deja shadow AI în firmă?
Aproape sigur aveți. Întrebarea utilă nu este dacă, ci ce anume și cu ce date. Un chestionar anonim, o privire peste extensiile din browserele de serviciu și o verificare a abonamentelor plătite de firmă vă vor da răspunsul în câteva zile.

Datele introduse într-un chatbot rămân confidențiale?
Depinde de furnizor, de tipul de cont și de setări. Conturile pentru companii oferă de regulă garanții mai bune decât cele gratuite, iar opțiunea de a exclude conversațiile din antrenarea modelelor trebuie de obicei activată manual. Important de reținut: chiar și atunci când furnizorul se comportă corect, răspunderea pentru datele personale rămâne a companiei dumneavoastră.

Cine ar trebui să răspundă de politica de utilizare a inteligenței artificiale?
Într-un IMM, o singură persoană cu autoritate de decizie, sprijinită de partenerul IT. Ceea ce contează nu este funcția, ci ca lista de unelte aprobate să aibă un proprietar și un termen de revizuire.

Concluzie

Shadow AI în companii nu este o singură problemă, ci două care poartă același nume. Într-o parte, angajatul descarcă ceva ce pare o unealtă de inteligență artificială și instalează un program malițios, iar cifrele Kaspersky arată o creștere de aproape cinci ori într-un singur an. În cealaltă parte, angajatul folosește unealta autentică și trimite în afara firmei exact informația pe care nu ar fi trebuit să o trimită, iar cifrele IBM arată cât costă asta atunci când se transformă în incident.

Ce leagă cele două jumătăți este vizibilitatea. Nu puteți proteja o utilizare despre care nu știți că există. De aceea ordinea corectă este întâi inventarul, apoi regulile, apoi instruirea, și abia la final eventualele măsuri tehnice. Soluția nu este interzicerea inteligenței artificiale, ci transformarea folosirii ei din ceva ascuns în ceva vizibil și încadrat.

Dacă doriți să începeți cu un inventar al uneltelor folosite în firma dumneavoastră și cu o politică simplă, adaptată dimensiunii echipei, echipa netITworks vă poate ajuta să parcurgeți pașii descriși mai sus. Vedeți serviciile noastre sau scrieți-ne direct pentru o discuție despre situația concretă din compania dumneavoastră.

Dacă subiectul vă interesează, merită citite și articolele despre atacurile care folosesc inteligența artificială, despre tehnicile de social engineering pe care companiile le ignoră și despre principiul Zero Trust, care explică de ce încrederea implicită este cel mai mare risc dintr-o rețea.